ZNACZNIKI GRZBIETÓW
 Znaczniki stałe
Umieszczane na grzbietach akt tworzą kod numeryczny, kolorystyczny lub literowy identyfikujący daną teczkę. Układ graficzny znaczników porządkuje optycznie akta w zbiorze i jednoznacznie określa ich właściwe miejsce.
 Akta można w ten sposób oznaczać i porządkować według: numeru ewidencyjnego, daty urodzenia, numeru PESEL, nazwiska, nazwy itd.
Znaczniki tymczasowe
Umieszczane na grzbietach akt wskazują zmienne stany dotyczące danych akt.
Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu cyfrowego
Kolejnym cyfrom w liczbie, która jest numerem teczki, przyporządkowuje się odpowiednie znaczniki z cyframi, które dodatkowo po zawieszeniu teczek na półce tworzą wzór graficzny. Pozwala to łatwo uporządkować akta tak, iż każda teczka ma swoje jednoznaczne miejsce w zbiorze dokumentów. Każda teczka umieszczona nie na swoim miejscu jest natychmiast widoczna.
Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu cyfrowo-kolorowego
Kolejnym cyfrom w liczbie, która jest numerem teczki, przyporządkowuje się różne kolory. Dodatkowo po zawieszeniu teczek na półce tworzą one wzór graficzny, który pozwala łatwo uporządkować akta tak, iż każda teczka ma swoje jednoznaczne miejsce w zbiorze dokumentów. Każda teczka umieszczona nie na swoim miejscu jest natychmiast widoczna.
Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu literowego
Teczki uporządkowane według nazwisk ułożonych alfabetycznie są oznaczone odpowiednimi literami alfabetu. Znaczniki mogą być kolorowe co dodatkowo ułatwi utrzymanie porządku. Pole z kodem dodatkowym (np. na dole teczki) pozwala użytkownikowi wprowadzić także inne informacje dotyczące akt umieszczonych w teczce.
Sposób oznaczania grzbietów akt według kodu daty
Rok, miesiąc i dzień zostały oznaczone różnymi kolorami. Przejrzysty układ graficzny jaki tworzą oznaczenia na grzbietach teczek pozwala szybko odnaleźć potrzebne dokumenty, a po wykorzystaniu ich pozwala łatwo i bezbłędnie odszukać miejsce, na które trzeba odłożyć teczkę).
Identyfikacja niewłaściwie umieszczonych akt
Umieszczona na niewłaściwym miejscu teczka zakłóca porządek oznaczeń kolorystycznych, cyfrowych czy też literowych. Jest natychmiast widoczna, a jednocześnie odnalezienie jej właściwego miejsca nie sprawia kłopotu.
ETYKIETY
Umieszczane w przezroczystym okienku na grzbietach umożliwiają identyfikację akt pełnym nazwiskiem, nazwą, kodem kreskowym itd.
KARTY INFORMACYJNE
 Karty sektorowe
Posiadają tabliczki wskazują pewne sektory w zbiorze dokumentów (np. przedziały akt o wspólnych cechach). Mają zastosowanie w dużych zbiorach dokumentów.
Karty sygnałowe
Umożliwiają umieszczenie opisu danego miejsca w zbiorze.
Karty zastępcze (udostępnienia)
Zawieszane są zamiast akt wyjętych ze zbioru. Zapisuje się na nich informacje kto i kiedy dokumenty zabrał, gdzie są przechowywane oraz termin w jakim powinny wrócić na miejsce.
Karty indeksowe
Opisują akta umieszczone w danym przedziale zbioru (np. na danej półce). Ułatwia to znajdowanie teczek oznaczonych np. numerem, który jest powiązany z nazwiskiem.
Karty mieszane
Spełniają podwójną funkcję np. karty sektorowej i indeksowej lub sektorowej i sygnałowej.
KODY KRESKOWE
Oznaczenie akt za pomocą kodu kreskowego, umieszczonego na grzbietach lub okładkach akt, umożliwia automatyczną identyfikację przy użyciu czytników połączonych z systemem komputerowym wspomagającym zarządzanie zasobami dokumentów.
MODUŁY SYGNAŁOWE
Umożliwiają identyfikację danej lokalizacji (pomieszczeń oraz poszczególnych urządzeń np. stojaków, półek) gdzie przechowywane są poszukiwane dokumenty. |
Elementy systemu 
